为了加强财务管理，规范学院开支，理顺账务核报程序，指导部门和个人完成账务核报工作，依据财务相关制度和会计业务准则，特制定本办法。
一、借款
依据《商洛学院财务管理办法》规定：因公务或业务需要，可办理借款，原则上借款数额不得超过所办业务的80%，前次借款未清的，不再办理第二次借款；购置设备和物资采购原则上不准借款，应在采购到位后按合同或实际支出金额办理转账；教职工的住院及门诊费不予借款，按公费医疗改革规定执行。借款应在该项业务完成后两周内报销还款，否则将扣除个人各种收入款项抵还借款。
借款程序：业务主办人依据上述规定和业务要求，填写《商洛学院借款审批单》，依次经部门领导、业务分管院领导和财务分管院领导审核签字后，到财务处办理借款手续，从部门预算项目中预支出。如一次借款金额超过1万元时，必须提前1天向财务处报告，以便准备资金。
二、取得原始凭证
１、工作人员在办理业务时必须取得有国家税务局税务监制章并加盖有营业单位章或财务专用章的税务发票。
２、与校外单位之间的经济往来，要取得省财政监制的符合财税规定用途的相关票据。发票上必须要有单位名称（台头）、商品名称、商品计量单位、单价、数量、金额。商品名称原则上不能写成总类（如办公用品、礼品等），如确因小件物品较多票据无法填写时可以写成总类，但必须同时附带原商家加盖公章的购物清单。
３、与特殊行业发生经济业务（如：邮政、电信、交通、饮食、服务、书籍等），要取得该行业专用的正规发票，不得随意增开或使用过期的票据顶替。
４、以现金方式发放给本校教职工的课时费、加班补贴等，由主办部门按姓名、标准、时间、金额、领款人签名等项目制表，要取得教职工本人亲笔签名的原始凭证。给个人发放的现金一般不能代领，确实需要代领的要取得代领人的亲笔签名（代领人不得签上被代领人姓名）。
５、因工作需要发放给外聘人员的课时费、劳务费等相关费用，由业务主管部门按规定程序申报审核后报账。
６、无其它正式票据但符合规定的领款及同类同一事件的票据合并报账时，填写《商洛学院报销费用领款凭证》并按其上要求审批签字，不得使用其它白条。
７、严格遵守《中华人民共和国票据法》，原始凭证金额的大小写要相符，不得有任何涂改。如金额有涂改则作为废票，购物人应要求出票人重新开据符合规定的发票；其它地方若有涂改或挖补，必须在涂改处加盖开出单位的公章。票据填写内容要齐全，所有字体应出自一人之手。
８、凡有时间限定的票据（如手工开据的发票、长途汽车票、火车票、机票、邮政票据等），其时间必须与业务办理时间相一致。
三、填制报账凭证
各单位在完成有关活动取得原始凭证后，认真填写报账凭证（如：差旅费报销单、报账单据贴存单、领款凭证等）上的各项内容（如无上述单据，请及时到财务处会计科领取）并认真核对确保无错误，按以下规定执行：
1、差旅费按规定填写《商洛学院差旅费报销单》，执行《商洛学院财务管理制度》规定的差旅费报销标准。参加会议交纳会议费时，必须附经领导签字批准的会议通知文件。
2、固定资产与设备购置业务（包括招标采购和非招标采购）完成后，设备须经相关部门按《商洛学院资产管理办法》验收，持中标合同、验收报告并在资产管理处办理入库手续（图书须经图书馆等部门入库），《入库单》上必须有收货人签字并将《入库单》作为报账凭据。
3、邮购资料的单位报账时，需要填写电汇单。汇单上要准确无误地填写收款人和付款人的名称、账号、开户行等重要条款。
4、科研课题项目经费开支的票据要经科研处审核，注明开支细目。具体报销办法依据《商洛学院科研经费管理办法》执行。
5、计划外开支项目、设备购置项目、工程招标项目等，必须将经相关部门和领导审批的计划或签订的合同、验收报告等作为报账依据。
６、资金使用和核报标准依《商洛学院财务管理办法》、《商洛学院办公室关于调整课时费等六项费用标准的通知》等文件规定为据。所有奖励费用以学院奖励文件为依据。学术活动相关费用标准依据《商洛学院学术活动管理办法》执行。
７、票据粘贴要整齐。报销凭证应折叠成与报销单一样大小，并且按：①报销单（单据封面）、②原始凭证（发票）、③验收单、④其它（如会议通知、合同、说明等）的顺序从上向下依次粘贴。
四、审批签字
审批签字按以下程序和规定执行。部门或业务主管部门领导签字时，应明确签写开支的项目及报账冲减本部门预算的项目，以便核算和报账。
１、差旅费、办公费、日常业务费
部门业务：部门领导（一把手出差由分管院领导）签注意见，财务处领导签报。专项业务费分配在业务主管部门的，还需经业务主管部门领导审核签字。
２、固定资产购置费
设备购置：部门领导签注意见，业务主管部门领导及资产处领导、业务分管院领导审核，财务分管院领导签报。
教材与图书购置：部门领导签注意见，教务处或图书馆领导及业务分管院领导审核，财务分管院领导签报。
３、招待费
公务招待费：业务部门按照学院《公务招待活动管理办法》规定办理，写明招待事由、对象、时间、地点及陪同人员，经部门领导签注意见，学院办公室领导审核，财务分管院领导签报，从公务招待费中支出。
４、车辆运行经费
学院公务车辆由学院办公室统一管理，根据工作需要派出任务。所发生的运行费用由车队队长审核后，经学院办公室主任、财务处长审核签字，按照车辆使用业务活动从公务用车经费或相应的教学业务专项经费中支出。
５、值班、加班费
教学系部值班、加班：部门领导签注意见，业务主管部门领导审核，财务处领导签报。
行政部门值班、加班：部门领导签注意见，业务分管院领导审核，财务处领导签报。
６、教改及科研项目经费
教改项目经教务处、科研项目经科研处领导（如购置设备时还需经资产处领导）审核签字后，财务处领导签报。
项目经费开支与核报应与项目经费预算中列出的开支科目相一致。
７、工会经费
部门领导签注意见，工会主席签报。
８、基建修缮项目
部门领导签注意见，基建处或后勤保障处领导及业务分管院领导审核，财务分管院领导签报。
９、计划外项目
部门领导签注意见，业务主管部门领导及业务分管院领导审核，财务分管院领导签报。
10、其他未明确规定的项目，按财务处指导程序审批签字。
五、报账
报账人将手续齐备、粘贴整齐的报销凭证交给财务处会计人员审核，输入财务管理系统生成记账凭证，经复核无误后交出纳付款。领款人必须在领款单上签名，当面点清票款。在办理报销时，还应注意以下要求：
１、开支部门基本运行经费和专项业务经费报账时，执行部门报账员制度，不得由其他人报账。
２、学院财务处执行全日报账制度，新生入学、财务审计等特殊时段临时停止报账时，由财务处另行通知。
３、报账时必须确保该支出项目有足够的预算资金，财务处对超过项目预算经费指标的开支不予办理。因业务变化预算资金不足确需报账时，必须出具经审批的追加预算报告。
４、依据财务制度规定，学院财务处对校外单位和个人经济往来中，1000元以上支出必须转账支付。学院发放给职工个人的工资、津贴、奖金等费用原则上以银行卡方式支付。
5、凡在财务处有借款者，报账时必须清还借款。
六、本《办法》由学院财务处负责解释，自印发之日起执行，此前相关规定同时废止。
（本制度于
2010年
3月
16日
学院文件印发，2013年3月修订）
